Q-Park privacy statement

Inleiding
Q-Park Holding Belgium (hierna "Q-Park" of "Wij" of "Ons"), gevestigd te Belgicastraat 3, box 6, 1930 Zaventem, België, is een Belgische organisatie die kwaliteitsvolle diensten levert in parkeergarages en -terreinen op toplocaties in stadscentra, bij kantoren, ziekenhuizen en mobiliteitsknooppunten.

Q-Park streeft ernaar om de meest geprefereerde en aanbevolen parkeerpartner te zijn en u de best mogelijke service te bieden, gebaseerd op functionele kwaliteit, operational excellence, klanttevredenheid en duurzame financiële prestaties.

Bij de uitvoering van haar bedrijfsactiviteiten is Q-Park verplicht om persoonsgegevens te verwerken. Gegevensbescherming en respect voor privacy zijn essentiële waarden die we delen. Daarom verzamelen we alleen de gegevens die nodig zijn om onze dienstverlening mogelijk te maken. We hechten aan het beschermen van persoonlijke gegevens, de naleving van de algemene verordening gegevensbescherming ('avg') en andere, toepasselijke privacywetgeving die bij de uitvoering van onze dienstverlening bekend worden gemaakt en om deze alleen te verwerken voor de specifieke doeleinden waarvoor ze worden verzameld,  gebruikt en bewaard.

Q-Park treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit Privacy Statement. Hiernaast is Q-Park B.V., verantwoordelijk voor het algemene management van de Q-Park Groep, gezamenlijk met Q-Park de verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van persoonsgevens ten behoeve van het analyseren van bedrijfsinformatie.

Het doel van dit document is om transparant te zijn over en uit te leggen hoe en waarom we uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en anderszins verwerken. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met onze data protection officer, wiens contactgegevens u hieronder kunt vinden.

Wat staat in dit privacy statement?

In dit privacy statement:
• onze verwerkingen
• onze doeleinden en rechtsgronden
• hoe beheren wij uw persoonsgegevens?
• uw rechten
• data protection officer en contactgegevens
• wijzigingen en updates

Onze verwerkingen

De categorieën persoonsgegevens die Q-Park verwerkt
De persoonlijke informatie die wij verwerken is afhankelijk van de context van uw interactie(s) met Q-Park. U kunt bepaalde, persoonlijke informatie aan ons verstrekken wanneer u een account aanmaakt, gebruik maakt van onze dienstverlening, overlegt met onze klantendienst, ons een e-mail stuurt of indien er op een andere manier interactie plaatsvindt.

Q-Park kan de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en anderszins verwerken:

Contactgegevens
Voordat u gebruik maakt van onze dienstverlening, kunt u een account bij ons registreren en verzamelen wij uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. Wanneer u een bedrijfsaccount bij ons registreert, verzamelen we ook informatie over uw organisatie, zoals naam en adres.

Financiële gegevens (bijv. Bankrekening- of creditcardnummer)
Wanneer u een account bij ons registreert, verzamelen en gebruiken wij uw betalingsgegevens. Dit kan uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, creditcard- of betaalkaartgegevens en andere relevante informatie omvatten. Het kan ook voorkomen dat we een betaalverzoek versturen als u onverhoopt het, voor het gebruik van een parking verschuldigde bedrag niet contant of via pin kunt voldoen. We houden een administratie bij van uw Q-Park-abonnement(en).

Parkeerbewijs (bijv. nummerplaat of QR-Code)
Q-Park innoveert constant om parkeren voor u makkelijker te maken. Zo heeft Q-Park Parking as a Smart Service ("PaSS") in parkings geïntroduceerd om u te laten genieten van een zorgeloze, eerlijke en transparante parkeerervaring.

Q-Park heeft een eigen smartphone-app. Eén van de functies daarvan is het downloaden en afbeelden van een parkeerbewijs. Wanneer u met de Q-Park app gebruik maakt van deze "slimme parkings", verzamelen en gebruiken wij uw QR-code of nummerplaat om het parkeren mogelijk te maken. Bijvoorbeeld om bij uw vertrek automatisch de slagboom van de uitrit te openen. Wanneer u via uw QR-code onze diensten gebruikt, laat u tijdens het in- en uitrijden uw QR-code scannen. Wanneer u via uw nummerplaat onze diensten gebruikt, gebruiken wij geautomatiseerde nummerplaatherkenning. Daarbij maken wij een foto van uw nummerplaat. Wij maken geen foto van (de inzittenden in) uw voertuig.

In beide gevallen registreren wij op welke datum, gedurende welke tijd en in welke parking u bij ons parkeert. Vervolgens gebruiken wij digitale betaaloplossingen om facturering mogelijk te maken. Dit betekent dat wij de kosten automatisch in rekening brengen, zonder dat u handmatig een parkeerticket hoeft te betalen.

Locatiegegevens (Q-Park app)
Wanneer u uw toestemming hebt gegeven, registreren wij uw huidige locatie via de Q-Park app. Dit stelt ons in staat om u te helpen zoeken naar de beste parking in de directe omgeving en om u een betere gebruikerservaring te bieden door de virtuele kaart in de app rond uw huidige locatie te centreren.
Wanneer u niet accepteert dat uw locatiegegevens worden verzonden via de app of de instellingen van uw mobiele apparaat, worden locatiegegevens niet naar ons verzonden.

Camerabeelden
We gebruiken camera’s in onze parkings om onze eigendommen en parkings te beschermen tegen vandalisme, onze diensten te optimaliseren, onze operationele processen te ondersteunen en fraude te voorkomen.

Cameratoezicht kan uw privacy aantasten. Daarom gaan we zeer zorgvuldig om met beeldmateriaal. 

Communicatie
Wanneer u contact opneemt met onze klantendienst via telefoon of intercom, kunnen we uw gesprek met ons opnemen, opslaan en gebruiken. We gebruiken deze gespreksopnamen mogelijk om terugkerende problemen in een parking te detecteren en op te lossen en om onze medewerkers te informeren en te trainen over hoe ze klanten op de juiste manier kunnen helpen en om te evalueren en te controleren hoe onze medewerkers presteren. Dit doen we in ons streven naar het bieden van een zorgeloze parkeerervaring.

Marketing
Wanneer u een account bij ons registreert, kunnen we  uw persoonlijke gegevens zoals uw naam en e-mailadres gebruiken om u onze dienstverlening aan te bieden, inclusief promoties of aanbiedingen voor producten en diensten van Q-Park, of om u andere communicatie hieromtrent te sturen.

Websites en app
We gebruiken cookies, webbakens (kleine grafische gegevens die gebruikersactiviteit herkennen) en andere technologieën om informatie te verzamelen die ons helpt uw gebruikerservaring te verbeteren. Cookies en andere vergelijkbare technologieën die we gebruiken, zorgen ervoor dat onze website en app kunnen functioneren en helpen ons te begrijpen hoe we deze kunnen optimaliseren en dus beter kunnen afstemmen op uw interesses.

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend om het gebruik van de website en van onze dienstverlening te verbeteren. We zullen die gegevens in geen geval aanwenden voor commerciële doeleinden.

Q-Park gebruikt een combinatie van essentiële, statistische, analytische en marketingcookies. U kunt uw cookies en soortgelijke technologieën beheren of resetten via uw webbrowser, waarmee u uw cookievoorkeuren kunt aanpassen en ook (alle) cookies kunt weigeren.

Sommige functies werken echter mogelijk niet goed als cookies zijn uitgeschakeld.

Analyse van bedrijfsinformatie
Q-Park en Q-Park B.V. kunnen gegevens die zij hebben verzameld bij het leveren van de parkeerdiensten, zoals QR-code, datum, parkeerlocatie of woonplaats, in geaggregeerde vorm gebruiken om inzicht te verkrijgen en op basis daarvan beslissingen te nemen. Hiermee kunnen wij onze parkeerdiensten verbeteren en optimaliseren. Zo kunnen wij bijvoorbeeld, door in de gaten te houden hoeveel voertuigen zich op welke momenten in welke parkeerlocaties bevinden, eventuele drukte in goede banen leiden.

Hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen

Q-Park ontvangt uw persoonsgegevens over het algemeen rechtstreeks van u. U verstrekt ons persoonsgegevens wanneer u een account aanmaakt, een abonnement afneemt, een contract afsluit, ons om hulp vraagt en onze websites, app en/of diensten gebruikt. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken bij het gebruik van cameratoezicht in onze parkings.

We verzamelen uw persoonlijke gegevens ook bij partners.  Deze samenwerkingen kunnen inhouden dat onze partners sommige van uw persoonlijke gegevens met ons delen, zodat u gebruik kunt maken van onze dienstverlening.  Er zijn gevallen waarin we persoonlijke gegevens verzamelen van een partner die zijn eigen service exploiteert, of van een partner die een service exploiteert die is gekoppeld aan onze dienstverlening. Dit doen we om u zoveel mogelijk te ontzorgen.

Onze doeleinden en rechtsgronden

Uitvoering van een overeenkomst
Dit is de reden waarom Q-Park in de meeste gevallen gegevens verwerkt. Dit omvat de verwerking van persoonsgegevens voor:
• het parkeren in een van de Q-Park-parkings;
• het voorbereiden, registreren, beheren en afwikkelen van abonnementen;
• het gebruik van de Q-Park app (alle benodigde gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst);
• in het algemeen; u onze diensten te leveren (zoals klantendienst en schadeafhandeling)

Zonder uw persoonlijke gegevens (zoals uw contact- of financiële gegevens) kunnen we u onze diensten niet leveren. Wij kunnen u bijvoorbeeld vragen om informatie te verstrekken om een betaling mogelijk te maken.

Uw toestemming
Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt als u ons uw toestemming geeft. Wanneer er geen contractuele relatie tussen ons bestaat of wanneer de verwerking niet noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract, kunt u ons uw toestemming geven zodat wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken. 

Q-Park zal deze rechtsgrond gebruiken met betrekking tot zaken als:
• Q-Park app (we gebruiken uw locatie om u te helpen bij het vinden van een parkeerplaats in de directe omgeving van waar u zich bevindt);
• het gebruik van bepaalde analytische en marketingcookies op de websites van Q-Park.

Naleving van wettelijke verplichtingen
In uitzonderlijke gevallen moeten we uw persoonsgegevens mogelijk verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals vorderingen van het bevoegde gezag.

Uw vitale belangen
Dit kan te maken hebben met een belang dat essentieel is voor uw leven of gezondheid, op het moment dat u verblijft in één van onze faciliteiten.

Ons gerechtvaardigd belang
We gebruiken persoonlijke gegevens voor de ontwikkeling en verbetering van onze dienstverlening.

De doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens verwerken op basis van deze rechtsgrond zijn voornamelijk de volgende:

• communicatie met u (het beantwoorden van uw vragen, het verzenden van nieuwsbrieven en promoties);
• klantonderzoek;
• het voorkomen en onderzoeken van feitelijke of vermoedelijke wettelijke overtredingen; 
(voorkomen van overlast, het ontzeggen van de toegang tot parkeervoorzieningen, het verbeteren van de veiligheid/beveiliging in parkings, het tegengaan/voorkomen van auto-inbraken en het veroorzaken van overlast ontmoedigen)
• onze rechten, activa en bedrijfsvoering te beschermen.

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen die door Q-Park worden nagestreefd, hebben we geoordeeld dat uw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden hierbij niet zwaarder wegen.

Hoe beheren wij uw persoonsgegevens?

Beveiliging van uw persoonsgegevens
Q-Park heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Middels fysieke, elektronische en procedurele maatregelen waarborgen wij de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonlijke gegevens en andere informatie die door ons wordt verwerkt. Zo hebben enkel geautoriseerde medewerkers toegang tot gegevens, die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Onze medewerkers zijn tevens onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

Delen van uw persoonsgegevens
Q-Park kan uw persoonsgegevens delen met derden of hen toegang verlenen tot uw persoonsgegevens, ten behoeve van het verlenen van onze diensten (bijv. Bij onze technische infrastructuur en klantondersteuning) op voorwaarde dat we voldoen aan de volgende vereisten:

• de derde partij verwerkt uw persoonsgegevens namens ons en wij hebben uw persoonsgegevens verkregen en verwerken deze in overeenstemming met dit privacy statement;
• Q-Park heeft met de derde partij passende afspraken gemaakt om uw persoonsgegevens te beschermen.

Q-Park blijft verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door een derde partij.

Doorgifte van uw persoonsgegevens
Q-Park verbindt zich er in principe toe om uw persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de europese economische ruimte ("Eer") te verwerken. Wanneer wij uw persoonsgegevens buiten de eer verwerken, streven wij ernaar uw persoonsgegevens alleen te verwerken in landen waarvoor de europese commissie een adequaatheidsbesluit heeft uitgevaardigd. Wanneer de europese commissie geen adequaatheidsbesluit heeft uitgevaardigd, zullen wij waarborgen implementeren om een passend niveau van bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Opslag van uw persoonsgegevens
Tenzij anders vereist door toepasselijke wet - of regelgeving, bewaren we uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, gebaseerd op de wettelijke grondslagen die in dit privacy statement zijn uiteengezet.

Zodra alle doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken zijn bereikt, zullen wij deze permanent verwijderen, vernietigen of anonimiseren, zodat deze niet meer aan een persoon gekoppeld kunnen worden. We hebben procedures ingevoerd om ervoor te zorgen dat relevante documenten en dossiers onderdeel uitmaken van dit proces.

Neem contact op met onze data protection officer op privacy@q-park.be als u een vraag heeft over onze bewaartermijnen.

Uw rechten

U kunt gebruik maken van in de avg genoemde rechten:

Het recht op inzage
U heeft het recht om ons te vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken. In het geval dat wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u toegang tot deze gegevens vragen in de vorm van een kopie.

Het recht op rectificatie en aanvulling
U heeft het recht om ons te vragen om persoonlijke gegevens waarvan u denkt dat ze onjuist zijn, te corrigeren of aan te vullen.

Het recht op gegevenswissing
U heeft het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen. Houd er rekening mee dat we uw verwijderingsverzoek niet kunnen uitvoeren wanneer de verwerking van uw persoonlijke gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan wetgeving of voor het vastleggen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Het recht op beperking
U heeft het recht om ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te beperken. Houd er rekening mee dat we uw persoonlijke gegevens kunnen blijven verwerken om juridische claims vast te leggen, uit te oefenen of te verdedigen.

Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat naar u te sturen en over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Het recht op bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens, maar we kunnen uw bezwaar mogelijk niet honoreren wanneer er zwaarwegende, legitieme redenen zijn voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.

Het recht om toestemming in te trekken
U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming voor onze verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken.

Het recht tegen geautomatiseerde besluitvorming
U heeft het recht om contact met ons op te nemen over en bezwaar te maken tegen beslissingen op basis van de uitsluitend geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens die juridische of vergelijkbare, significante gevolgen voor u heeft.

Als u uw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op met onze data protection officer, wiens contactgegevens u hieronder kunt vinden. Houd er rekening mee dat, voordat we op uw verzoek reageren, we u om aanvullende informatie kunnen vragen om uw identiteit te bevestigen.

Q-Park zal zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van uw verzoek contact met u opnemen. Mogelijk dienen we deze periode met maximaal twee extra maanden te verlengen. In dat geval zullen wij u binnen een maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte stellen van deze verlenging.

Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
U kunt een klacht indienen over de verwerkingen van uw persoonsgegevens bij de toezichthoudende autoriteit, waarvan u de contactinformatie kunt vinden via startpagina burger | gegevensbeschermingsautoriteit

Data protection officer en contactgegevens

Q-Park heeft een data protection officer aangesteld. Onze data protection officer is uw primaire aanspreekpunt voor alle vragen, opmerkingen en klachten over dit privacy statement en onze verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met onze data protection officer via privacy@q-park.be.

Wijzigingen en updates
Aangezien we voortdurend proberen uw persoonlijke gegevens op de best mogelijke manier te behandelen, wijzigingen te communiceren, uw suggesties op te nemen en aan wettelijke vereisten te voldoen, zullen we dit privacy statement regelmatig bijwerken. We zullen u op de hoogte stellen van materiële wijzigingen door een kennisgeving op onze website te plaatsen (www.q-park.be). Eventuele wijzigingen of aanpassingen worden onmiddellijk van kracht na het plaatsen van het bijgewerkte privacy statement op onze website.

Op het gebruik van onze dienstverlening is het actuele privacy statement van toepassing.

Laatst gewijzigd: december 2022